Layihə İdarəetməsinin Əsas Vasitələri ilə Layihə Planlayın

MəZmun

• Həqiqətən Layihənizi müəyyənləşdirməyə və planlaşdırmağa vaxt ayırın
• Şirkət tətil partiyası təşəbbüsünü genişləndirmək
• İşi Diskret Bloklara bölün
• İş bölgüsündən Layihə Planının yaradılması
• İş başlasın
• Alt xətt

İş dünyamız getdikcə bir layihə dünyasıdır. Layihələr necə yeni məhsullar hazırlayırıq, strateji təşəbbüslər həyata keçiririk və bir təşkilatda yeni olan hər şeyi edirik.

Tərifinə görə, layihələr müntəzəm əməliyyat fəaliyyətlərindən fərqli olaraq müvəqqəti və unikal təşəbbüslərdir. Bir çox firmalar, təşəbbüslərini rəhbər tutmaq üçün təlim keçmiş və sertifikatlı layihə menecerlərinə etibar etsələr də, bütün mütəxəssislər üçün layihə bacarıqları getdikcə daha çox tələb olunur. Bu məqalə peşəkar layihə menecerləri üçün çox yaxşı işləyən təcrübələri mənimsəməkdə maraqlı olan hər hansı bir mütəxəssis üçün bir layihənin planlaşdırılmasına giriş təqdim edir.

Həqiqətən Layihənizi müəyyənləşdirməyə və planlaşdırmağa vaxt ayırın

Layihə rəhbərləri başa düşürlər ki, ümumi layihə müddətinin böyük bir hissəsi planlaşdırmada sərf olunur. Bir çoxumuz, layihələr aləmində, "özünüz yığın" pərakəndə satıcılarından birindən satın aldığınız yeni mebel parçasının təlimatlarını oxuyaraq atlamağa bənzəyən işi başlamaq üçün tələsməyə meyliniz var. Şans var, təlimatları oxumadan işi görməyə tələsmək səyinizin bir nöqtəsində ciddi problemlər yaradacaq.

Düzgün işə tələsmək əvəzinə bir neçə vacib məsələni həll etmək vacibdir:

1. Tam olaraq nəyi yaradırsınız? Mümkün qədər xüsusi olun.
2. Nə vaxt başa çatdırılmalıdır?
3. Layihəni başa çatdırmaq üçün hansı mənbələrə (insanlar, avadanlıqlar və büdcə) çıxış əldə edə bilərsiniz?

Yuxarıda göstərilən üç maddə əhatə dairəsinin əsas komponentləridir. Hər bir layihə rəhbəri işə başlamazdan əvvəl həcmi dəqiqləşdirmək üçün çalışır.

Şirkət tətil partiyası təşəbbüsünü genişləndirmək

Şirkət tətil partiyası üçün bir nümunə əhatə dairəsi ifadəsi aşağıdakı kimi oxuya bilər:

Məqsədimiz 100 işçi və onların əhəmiyyətli şəxsləri üçün 100.000 dollardan çox olmayan bir xərclə dekabr ayının sonuna qədər şirkət tətilini planlaşdırmaq və çatdırmaqdır. Planlaşdırma və koordinasiyamız CEO tərəfindən nəzarət edilən 4 üzv komitədən ibarətdir. Partiyaya açıq bar, örtülmüş yemək, desert və əyləncə daxil olacaq.

Bu sadə, lakin vacib açıqlamanı hazırlamaq üçün vaxt ayırmaq, layihədə iştirak edən komanda üçün güclü rəhbərlik təqdim edir. Hər kəs layihənin mahiyyətini, müddətini, mənbələrini və büdcəsini başa düşür.

İşi Diskret Bloklara bölün

Layihə Menecerləri, müəyyən bir müddət ərzində kimsə tərəfindən tamamlanmalı olan layihənin bütün işlərini aydın, təsirli bir şəkildə izah etmək üçün bir iş parçalanması quruluşu deyilən bir şey yaradırlar. Vəziyyətinizdə, iş bölgüsü aşağıdakıları əhatə edə bilər:

• Yerini müəyyənləşdirin.
• Otağın mövcudluğunu təsdiqləyin və bir depozit ilə bağlayın.
• Qida seçimlərini seçin.
• Çubuğu və çubuğun özündə nə olduğunu təsdiqləyin.
• Şirin seçimlərini müəyyənləşdirin.
• Qida seçimləri ilə dəvətnamələr yaradın və yayın.
• Qayıdılan dəvətnamələr əsasında yemək seçimlərini yekunlaşdırın.
• Əyləncə növünə qərar verin.
• Əyləncə üçün seçimləri nəzərdən keçirin və seçin.
• Yemək otağının qurulmasını təsdiqləyin.
• Qonaqlar üçün masa hədiyyələri alın.
• Hadisəni əlaqələndirin və çatdırın.

Layihə menecerləri, layihənin işindəki bu bölüşdürməni mənbələri və vaxtı nəzərə alınmadan inkişaf etdirərdilər, lakin daha çox beyin hücumu formatında. Layihə həcmini əldə etmək üçün lazım olan bütün işlər müəyyən edildikdən sonra onu nizamlamaq, məsuliyyətlər təyin etmək və komanda üzvlərinizdən vaxt və xərc smetasını istəmək vaxtı gəldi.

İş bölgüsündən Layihə Planının yaradılması

Əvvəlki səhifədə təyin olunan sadə iş parçalanmasını başa vurduqdan sonra, indi etməlisiniz:

• Layihənin əhatə dairəsinə çatmaq üçün bütün əsas maddələrin təyin olunduğunu təsdiqləyin.
• Hansı iş əşyaları ilə işləyəcəyini təsdiqləyin və cavabdeh tərəfin əsas iş tapşırıqlarını əks etdirən bir cavab matrisini yaradın.
• Hər bir komanda üzvünün tapşırıqlarını nəzərdən keçirmələrini, vaxt və xərclər smetalarını müəyyənləşdirmələrini, son tarixləri qeyd etmələrini, qaynaq ehtiyaclarını ümumiləşdirmələrini və hesabat verdikləri işləri hərtərəfli qiymətləndirmələrini təmin etmələrini tələb edin.

Yuxarıda göstərilən addımlar başa çatdıqdan sonra, layihə qrupu, qaynaqlar və ya planlaşdırma çətinliyi üçün hər hansı bir münaqişəni qeyd edərək hadisələri lazımi qaydada ardıcıllıqla davam etdirməlidir. Bir layihə meneceri bu addımı bir şəbəkə diaqramı hazırlamaqla, kritik yolu hesablamaqla və daha sonra kompüter proqramlarının köməyi ilə ehtiyatları planlaşdırmaqla tamamlayacaqdır.

Qeyri-rəsmi metodlardan istifadə etməklə kiçik layihəniz üçün elementləri ardıcıllıqla yerləşdirməyin sadə bir yazı tipli yanaşması lazım olanların hamısı ola bilər. Bu müddət, böyük bir tətil partiyasını planlaşdırma və çatdırmaq üçün cəlb olunan addımların və son tarixlərin tam mənzərəsini inkişaf etdirməyə imkan verəcəkdir!

İş başlasın

Layihəni düzgün əhatə etməyiniz, əsas vəzifələri müəyyənləşdirmək, tapşırıqların ardıcıllığı və qiymətləndirilən vaxt və resurs tələblərinə vaxt ayırdığınız üçün, qrupu özlərinə verilən vəzifələri işləməyə hazırlamısınız. Qeyri-rəsmi layihə meneceri kimi rolunuz, işləri izləmək, komanda üzvlərinə dəstək olmaq və yaranan problemlərin aşkarlanmasına və həll edilməsinə kömək etməkdir. Yaxşı bir layihə meneceri tərəqqi qiymətləndirmək və ortaya çıxan riskləri müəyyənləşdirmək və idarə etmək üçün mütəmadi olaraq komanda üzvləri ilə görüşür.

Alt xətt

Yuxarıda göstərilən eyni yanaşmalar şöbənizdəki və ya iş bölmənizdəki hər hansı bir layihə vəziyyətinə tətbiq edilə bilər. Aydın bir əhatə dairəsi inkişaf etdirin, işləri müəyyənləşdirin, mənbələr təyin edin, qiymətləndirmələr və cədvəl hazırlayın, sonra işlərə nəzarət edin və nəzarət edin. Təcrübələriniz iş yerinizdəki peşəkar layihə menecerləri tərəfindən tanınacaq və qiymətləndiriləcək və nəticələr sadəcə işə fikir vermədən işə girmədən daha yaxşı olacaq.