Sənəd işinizi necə təşkil etmək olar

MəZmun

• Başlamaq
• Sənədlərinizi toplayın
• Kateqoriyalara bölün
• Ayrı-ayrı Vital Sənədlər
• Cüzdanınızı kopyalayın
• Sadə bir sənəd sistemi yaradın
• Davamlı texniki xidmət

İnsanların əksəriyyəti vacib bir sənəd lazım olana qədər düşünmürlər. Sənədləriniz hər yerə yayılırsa və evinizdə mərkəzi bir təşkilat sistemi yoxdursa, əşyalar axtararkən çox vaxt və enerji sərf edə bilərsiniz. Hətta bir şey itirə bilərsən.

Başlamaq

Bir neçə sadə addımla, vacib sənəd sənədlərinizi təşkil edə bilərsiniz: Kiçik iki çekmeli sənəd kabineti və ya portativ asma sənəd qutusu, altı fərqli rəngdə asılmış fayllar, manila üçüncü kəsilmiş, üst nişanlı qovluqlar və s. isteğe davamlı yanmaz. Və ya böyük bir bağlayıcı və nişan əlavə edə bilərsiniz. İndi başlamağa hazırsınız.

Sənədlərinizi toplayın

Bütün vacib sənədlərinizi təşkil etməzdən əvvəl onları tapmalısınız. Bəzən görüləndən daha asandır. Ev ofis çekmecelerinizi və masanıza və ya masanıza yığılmış sənədləri yoxlayın. Mətbəx tezgahlarına, mətbəx çekmece və səbətlərə qarışan kağız yığınlarını yoxlayın. Yataq otağınıza və gecə yatağınıza baxın. Sonuncusu, amma ən azı, təsadüfən gəzdirdiyiniz vacib sənədlər üçün çanta və ya çantanızı yoxlayın.

Kateqoriyalara bölün

Ən vacib sənədlər aşağıdakı altı kateqoriyadan birinə düşür. Bütün toplanmış sənədlərinizi aşağıdakı kimi sıralayın:

1. Ev və əmlak qeydləri: İpoteka, əmlak əməliyyatları, ev düzəltmə layihələri və daxilolmalar, cihaz təlimatları və zəmanətlər, əmlak vergi məlumatları, ev sığortası qaydaları və təlimatlar
2. Avtomatik qeydlər: Başlıqlar, texniki sənədlər, sığorta siyasəti və məlumatları, kredit məlumatları və ödəniş qeydləri
3. Sağlamlıq qeydləri: sığorta siyasəti, tibbi sığorta müavinətləri, tibbi faydaların izahı, həkim sənədləri, resept siyahıları, çevik xərcləmə hesabı məlumatları, tibbi daxilolmalar, tibbi təlimatlar, həyat sığortası qaydaları
4. Maliyyə qeydləri: Bank hesabatları, vergi bəyannamələri, vergi endirim qeydləri, investisiya qeydləri, kredit qeydləri, kredit kartı sənədləri
5. Elektron qeydlər: Cib telefonu müqavilələri və avadanlıq təlimatları; kompüter, noutbuk və tablet üçün satış qəbzləri və zəmanətlər; kabel və internet planları və hesablar; simsiz marşrutlaşdırıcı satış qəbzi və təlimat
6. Şəxsi qeydlər: Doğum haqqında şəhadətnamə, evlilik şəhadətnaməsi, boşanma sənədi, qəyyumluq sənədləri, Sosial Təhlükəsizlik məlumatları, immunizasiya qeydləri, pasport, hərbi xidmət qeydləri, vəftiz və təsdiq qeydləri, vəsiyyətlər, cənazə planı və dəfn yeri barədə məlumatlar. Hər bir ailə üzvü üçün bunlar olmalıdır. Ev heyvanlarınız varsa, bu kateqoriyaya baytarlıq və peyvənd məlumatları kimi vacib sənədləri də daxil edə bilərsiniz.

Ayrı-ayrı Vital Sənədlər

Əhəmiyyətli sənədlərinizin əksəriyyəti müntəzəm sənəd kabinetində və ya portativ asma sənəd qutusunda saxlanıla bilər. Bəziləri, həqiqətən, yanmaz bir seyfdə və ya bir təhlükəsizlik deposi qutusu kimi kənarda saxlama seçimində saxlanılmalıdır.

Vital sənədlər dəyişdirmək çox çətin və ya vaxt aparan sənədlərdir. Onların içərisində oğurlanmış şəxsiyyət oğruları tərəfindən güzəşt oluna biləcək həssas şəxsi məlumatlar ola bilər. Bu vaxt eviniz yanğın və ya daşqın nəticəsində dağıdılmış olsaydı, bu vacib sənədlərin qorunub saxlanılmasını istəyərdiniz.

Əksər insanlar üçün aşağıdakı sənədlər vacib sayılırdı: Sosial Təminat məlumatları, doğum haqqında şəhadətnamələr, sığorta siyasəti və agentin əlaqə məlumatları, istəklər, əmlak əməlləri, avtomobil adları, pasportlar və orijinal imza tələb edən hər hansı bir müqavilə və ya müqavilə.

Yanğına davamlı və ya kənarda saxlama seçimində yerləşdirdiyiniz bütün vacib sənədlərin əsas siyahısını hazırlayın.

Cüzdanınızı kopyalayın

Çoxumuz hər gün cüzdanımızda kritik məlumatlar daşıyırıq və itirildikdə və ya oğurlandıqda ciddi şəkildə əlverişsiz olardıq.

Sürücülük vəsiqənizin, orqan donor kartının, tibbi sığorta kartının (lərinin), idman salonu, üzvlük kitabçası, ərzaq mağazasının sadiqlik proqramları, anbar klubları və s., Ən başlıcası, bütün kredit və debet kartlarınızın surətlərini hazırlayın və geri). Bu nüsxələri digər vacib sənəd sənədlərinizlə saxlayın.

Sadə bir sənəd sistemi yaradın

Təqdimetmə sistemi nə qədər sadə olarsa, onu ardıcıl olaraq istifadə etməyiniz ehtimalı daha yüksəkdir. Mühüm sənədin hər bir kateqoriyasını götürün və asılmış bir fayl rəngini təyin edin:

• Ev və əmlak qeydləri
• Avtomatik qeydlər
• Sağlamlıq qeydləri
• Maliyyə qeydləri
• Elektron qeydlər
• Şəxsi qeydlər

Hər kateqoriyada olan sənədlərin sayı üçün sənəd sisteminə müvafiq sayda asma sənədləri əlavə edin.

Manila qovluqlarını istifadə edin və hər bir kateqoriya daxilində hər bir sənəd üçün bir qovluq yaradın. Qovluqları uyğun rəngli asma fayl bölməsinə yerləşdirin.

Böyük üç üzük bağlayıcı və nişan yazısı satın almış olsanız, eyni qeyd adları ilə nişanları etiketləyin, bütün sənədləri deşik-deşik edin və onları təşkil edin. Kağızlar delikli ola bilməzsə, onları bir qovluğa qoyun və qovluğu qovuşdurun.

Əgər sənədləşmə sənə aid deyilsə, bu boşalma anı ola bilər. Bütün bu sənədləri skan edə bilərsiniz, sabit bir diskdə saxlaya bilərsiniz və sonra orijinalları parçalaya bilərsiniz.

Ancaq bəzi sənədləşmə işləri daha yaxşı saxlanıldığından öz istəyinizdən istifadə edin. Bütün həyati sənədlərin əslini saxlayın. Digərlərindən ən yaxşısını istifadə edin. Sənədsiz olduğunuzda əksər maliyyə qurumları xoşbəxtdir.

Davamlı texniki xidmət

Mühüm sənədlərinizi təşkil etdikdən sonra onları bu şəkildə saxlayın. Ödənişlərinizi ödədikdə hər ay sənəd sisteminizin müvafiq hissəsində yeni sənədlər təqdim edin. Eyni zamanda, ay ərzində sistemdən çıxardığınız sənədləri hələ də təqdimetmə sistemindən kənarda axtara bilərsiniz. Yenidən sənədləşdirin. İldə ən azı iki dəfə sənəd sisteminizdəki sənədləri nəzərdən keçirin ki, təmizlənə bilərmi. Yaxşı təqvim təqvim ilinin əvvəlində və hər tədris ilinin sonunda.

Bir az səy göstərərək, vacib sənədlərinizi təşkil edərək uzunmüddətli fayda əldə edə və vaxtınıza qənaət edə bilərsiniz.