Layihə İdarəetmə mərhələlərində istifadə
MəZmun
- Layihə mərhələlərindən nə vaxt istifadə ediləcək
- Dövrlərinizi Planınıza necə tez-tez qoymaq
- Gantt qrafikinizdə mərhələlər necə təmsil olunur
- Mərhələləri necə adlandırmaq olar
- Mərhələləri imzalamaq üçün necə
- Ünsiyyət üçün mərhələlərdən istifadə
Bir layihənin müəyyən xüsusiyyətlərindən biri müəyyən bir müddətə davam etməsidir. Bu, bir neçə həftədən bir neçə ilədək və bəzi hallarda genişmiqyaslı tikinti layihələri və ya ictimai işlər üçün on illərlə bir şey ola bilər.
Yol boyu irəliləməni izləmək və əsas nəticələrə qrafikə uyğun olaraq əldə edilməsini təmin etmək üçün layihə rəhbərləri mərhələlərdən istifadə edirlər.
Layihə mərhələsi, layihədəki uğuru ifadə edən bir sıfır müddəti olan bir vəzifədir. Onlara irəliləməyi və irəliləməyi göstərmək və nəyin baş verdiyini göstərmək üçün bir yol olaraq istifadə olunur, hətta orada olmaq üçün cəlb olunan vəzifələr barədə ətraflı məlumatları olmasa da. Bu baxımdan, maraqlı tərəflərin ünsiyyəti və gözləntiləri təyin etmək üçün çox faydalıdırlar.
Layihə mərhələlərindən nə vaxt istifadə ediləcək
Layihə idarəetmə mərhələləri qeyd etmək üçün istifadə olunur:
- İşin əhəmiyyətli mərhələlərinin başlanğıcı
- Əhəmiyyətli iş mərhələlərinin sonu
- Son tarixlər
- Mühüm bir qərar verildikdə
- Xüsusi səslənməyə ehtiyacı olan digər sabit nöqtələr
Dövrlərinizi Planınıza necə tez-tez qoymaq
Təlim kursu ayda bir dəfə planınıza mərhələlər qoymağı tövsiyə edə bilər. Bu incədir və yaxşı bir qaydadır, ancaq peşəkar mühakimənizdən istifadə etməlisiniz. Bəzi aylar mühüm iclasların mərhələləri, qərarların qəbul edilməsi və bir mərhələnin bağlanması və digərinin başlanğıcı kimi qeyd olunmaqla çox sayda fəaliyyət göstərə bilər.
Digər aylarda bir mərhələ asa biləcəyiniz çox az bir şey olsa, edamla bağlı ola bilərsiniz.
Hesabat vermə məqsədləri üçün hər hesabat dövrü ərzində ən azı bir dəfə mərhələ etmək üçün bir səbəb yaratmaq faydalıdır.
Gantt qrafikinizdə mərhələlər necə təmsil olunur
Mərhələlər Gantt cədvəlinin tərkib hissələrindən biridir və chartdə bir almaz şəklində göstərilir. Normal bir vəzifə kimi göstərilmir, çünki sıfır müddəti var: başqa sözlə, heç vaxt çəkmirlər. Bir Gantt cədvəlində planlaşdırma məqsədləri üçün, onlar sadəcə baş verir.
Gantt qrafiklərindən istifadə etmirsinizsə, hələ də mərhələlərdən istifadə edə bilərsiniz. Burada Gantt çizelgelerine 5 alternativ var: bunlardan istifadə edərək hələ mərhələlərinizi plana daxil edə bilərsiniz.
Şəxsən mütəşəkkil qalmaq istəyirsinizsə və layihənizin idarəetmə proqramı təqviminizə tam birləşdirilmirsə, əsas tarixləri gündəlikinizə kopyalayabilirsiniz. İşləməyi sevməyinizdən asılı olaraq, bu sizə nəyin gələcəyini xatırlatmaq olar.
Mərhələləri necə adlandırmaq olar
Mərhələlərin layihə cədvəlinizdə dəqiq bir təsviri olmalıdır, amma bunların bir tapşırıq olduğunu bildirən bir şey deyil. Beləliklə, onları "Mərhələ 2-yə keçmək üçün razılıq alın" deyilməməlidir, lakin "Faza 2 başlayır". Faza 2-yə keçmək üçün razılıq əldə etmək səylərini əks etdirmək istəyirsinizsə, onu əhatə edəcək bir mərhələdən əvvəl bir vəzifə əlavə edin.
Mərhələlər bu kimi təmsil etdikləri vaxtı təsvir etməlidir:
- Test mərhələsi tamamlandı
- PID təsdiq edildi
- Müqavilə imzalanmışdır
Bir çox layihə menecerləri də arayış asanlığı üçün mərhələlərini saymağı seçirlər. Bir iş bölgüsü quruluşundan istifadə edirsinizsə, ondan nömrələməni istifadə edə bilərsiniz. Əks təqdirdə, istinad etdiyinizi aydınlaşdırmaq üçün M1, M2 və s. İstifadə etmək yaxşıdır. Dəqiq dövrlərin sayı artdıqca aydın bir adlandırma quruluşu daha vacib olur, buna görə də layihəniz bir neçə ay ərzində davam edərsə bunu necə edəcəyinizi düşünün.
Mərhələləri imzalamaq üçün necə
Dövrlər layihə cədvəlinizin bir hissəsini təşkil edir, buna görə cədvəliniz qeyd olunmadıqda, mərhələlərinizin imzalanmasını nəzərə almalısınız.
Dövrlərinizin tarixlərini dəyişdirmək lazımdırsa, plana düzəlişlər etmək üçün standart dəyişikliklərə nəzarət prosedurundan istifadə etməlisiniz. Bu, layihə sponsoru ilə söhbət etmək və tarixlərin niyə dəyişməli olduqlarını bildirmək və ya yeni bir tövsiyə edilmiş cədvəli bir araya gətirmək və təsdiqləmə üçün planlaşdırma komitəsinə aparmaq kimi rəsmi kimi asan ola bilər.
Dəyişiklik etmək məcburiyyətində qaldığınız zaman boşa çıxmamağınız üçün istifadə etməyinizdən əvvəl, hansısa məqamdan imtina prosesinizin nə olacağını düşünməlisiniz.
Ünsiyyət üçün mərhələlərdən istifadə
Mərhələlər ünsiyyət və hesabat üçün faydalıdır, çünki onlar planda minimum nəzarət nöqtələrini təmsil edirlər. Başqa sözlə, bütün digər vəzifələri yerinə yetirmisinizsə, nəyin baş verdiyini görmək və yalnız mərhələlərdən istifadə edərək layihəni irəliləməyə davam edə bilərsiniz.
Mərhələləri çıxarmaq və tablosuna və ya layihə hesabatına qoymağı bacarmalısınız. Layihənin hekayəsini hesabat verdiyiniz insanları, adətən layihə sponsorunuzu və ya idarəetmə qrupunu (və ya layihə heyətini) başqa bir icraçı qrupdan məmnun etmək üçün kifayət qədər ətraflı şəkildə izah etməlidirlər. Hər ay və ya istifadə etdiyiniz hesabat tezliyində hansı mərhələlərə nail olunduğunu göstərə bilərsiniz.
Mərhələlərə qarşı məlumat vermək çox sadədir və tez-tez bir masa şəklində aparılır. Mərhələnin təsvirini, sona çatacağı tarixi və sonra yeni proqnozlaşdırılan tarixi sadalayırsınız. Mərhələ çatdıqda və tam olaraq qeyd oluna bilərsə, bu tarixi də əlavə edin. İnşallah, proqnozlaşdırılan tarixlə eyni olacaq, amma layihələr həmişə belə işləmir.
Buna bənzər bir cədvəl nəyin tamamlandığını və nəyin üstün olduğunu açıq göstərir. "Niyə bu mərhələni vurmadıq?" Sualının cavabını planlaşdıra bilərsiniz. sponsorunuzla görüşmədən və ya hesabatı göndərmədən əvvəl.
Layihə planınız çox uzun olduqda və bir çox məqamınız varsa, hər hesabat dövrü başa çatan mərhələləri atmaq daha asan olacaq. Yalnız o ayda yaxınlaşan və ya başa çatan mərhələləri bildirin: gələn ay keçən ay tamamlanmış hər şeyi götürün, buna görə də işlərini başa çatdırdıqlarını insanlara bildirməklə hesabatın uzunluğuna da əlavə etmirsiniz.
Mərhələlər planlaşdırma, planlaşdırma və hesabat üçün həqiqətən faydalı bir layihə idarəetmə vasitəsidir və onlardan istifadə asandır. Növbəti layihə planınıza biraz qoyun, bunları izləyin və özünüz üçün hansı tezliyin ən yaxşı işlədiyini öyrənəcəksiniz.
Layihə idarəçiliyində hər şey olduğu kimi, istədiyiniz nəticəni çatdırmaq üçün onlardan çevik istifadə edərək, öz tövsiyələrinizi məlumatlandırmaq üçün bu tövsiyələr və göstərişlərdən istifadə edin.
