Layihə İdarəetmə Qrupu Hesabatlılığı haqqında göstərişlər
MəZmun
- Kickoff İclasında Ünvan Hesabatı
- Tapşırıqların qarşılıqlı əlaqəsini vurğulayın
- Fəaliyyət maddələri üzrə ictimai öhdəliklər alın
- Fəaliyyət maddələrinə ictimai baxın
- Çətin performansla üzləşin
- Lazım olduqda Performans Məsələlərini artırın
Hər bir layihənin müvəffəqiyyəti üçün vacib olan hesabatlılıq, bir layihə menecerinin işlərini düzəltmək üçün körpəlik, mikromanaj və ya qaraqabaq insanları etməsi demək deyil. Bu cür taktika layihə menecerinə qarşı tez-tez fitnə və düşmənçilik yaradır. İnsanları məsuliyyətə cəlb edən yeganə şəxs olmaq əvəzinə, layihə menecerinin daha yaxşı bir yanaşması, bütün komandaya layihənin hesabatlılığını dəstəkləmək səlahiyyətini verməkdir. Bir layihədə hesabatlılığın qurulmasının altı yolu:
Kickoff İclasında Ünvan Hesabatı
Layihənin başlanğıc iclası, layihə qrupunun layihəni həyəcanlandırması və layihənin necə davam edəcəyi ilə bağlı gözləntiləri təyin etmək üçün bir zamandır. Layihənin təməl prinsipi olaraq hesabatlılığı qabaqcadan təyin etmək çox vacibdir.
Başlanğıc görüşündə, layihə sponsoru və layihə meneceri gözləntilərini açıq edir. Layihə sponsoru, layihə menecerinin necə hesabatlı olacağını və layihə menecerinin hər kəsin hesabatlı olacağını qeyd edir.
Məsuliyyət bununla bitmir. Bu nöqtələrə əsaslanaraq, layihə meneceri komanda üzvlərinə layihə menecerinin də hesabatlı olmalarını gözlədiklərini bildirmələrini təmin edir. Layihə meneceri, komanda üzvlərinin bir-birlərini məsul tutmalarını necə gözlədiklərini də qeyd edir. Bütün komanda üzvləri peşəkarlıq və başqalarına hörmət bəslədikcə bir-birlərini səsləndirmək təşviq olunur.
Bu ifadələr açıq hesabatlılıq sistemi yaradır. Layihə meneceri sonda layihənin uğuru üçün məsuliyyət daşıyır, lakin müvəffəq olmaq üçün, layihə meneceri hər kəsin cavabdeh olmasını və bir-birlərini məsul tutmalarını gözləyir.
Tapşırıqların qarşılıqlı əlaqəsini vurğulayın
Layihələr demək olar ki, həmişə bir-birindən asılı vəzifələri əhatə edir. Layihənin uğurlu olması üçün bəzi şeylər ardıcıllıqla baş verməlidir. Layihə meneceri bir layihənin təfərrüatlarını komandaya izah etdiyindən, layihə meneceri vəzifələrin necə kəsişdiyini vurğulamaq üçün qəsdən olmalıdır.
Bəzən tapşırıqlar eyni vaxtda icra olunur. Bu zərurətdən və ya səmərəliliyin maraqlarından irəli gələ bilər. Tapşırıqlar tamamlandıqdan sonra iş məhsulları sonrakı bir vəzifədə istifadəyə verilir. Hesabatlılıq quruluşu yuxarıdakı nümunədəki kimi işləyir. Sonrakı tapşırıq üzərində işləyənlər əvvəlki vəzifələrdə işləyənləri məsuliyyətə cəlb edirlər.
Layihə meneceri, komanda üzvlərinin vəzifələrin bir-biri ilə necə əlaqəli olduğunu və hər bir komanda üzvünün digər komanda üzvlərinin xeyrinə yaxşı işlər görmələrinin lazım olduğunu göstərən layihə meneceri, bir-birlərini cavabdeh tutan komanda üzvlərini təşviq edir.
Bir komanda üzvü başqa bir komandanın üzvü vəzifəsini başa çatdırana qədər bir işə başlaya bilmirsə, asılı komandanın üzvü digər komanda üzvünün uğurlarına maraq göstərir və bu komandanın üzvünü vaxtında və keyfiyyətli fəaliyyətinə görə məsuliyyət daşıyır.
Fəaliyyət maddələri üzrə ictimai öhdəliklər alın
Layihə rəhbərlərinin komanda iclaslarının keçirilməsinin səbəblərindən biri, layihənin necə inkişaf etdiyinə əsaslanaraq növbəti addımları müəyyənləşdirməkdir. Mümkünsə işlər plana uyğun getməlidir, amma gözlənilməz problemlər yarandıqda onları həll etmək lazımdır.
Bir məsələni həll etməyə razı olmağınızdan asılı olmayaraq, vəzifəni götürən komanda üzvü, layihə rəhbəri nə ediləcəyi və nə vaxt başa çatacağı ilə sənədləşməlidir.
Bundan sonra fəaliyyət maddəsi iclas qeydlərinə və ya bir fəaliyyət maddələri jurnalına daxil edilməlidir. Fərqli layihə idarəetmə fəlsəfələri bunu fərqli şəkildə edirlər. Açarı gələcək istinad üçün fəaliyyət maddələrini yazmaqdır.
Fəaliyyət maddələrinə ictimai baxın
Komanda üzvləri öhdəlik götürdükdə, bütün komanda tamamlanmış vəzifəyə etibar etməyi bacarmalıdır. Bu öhdəlikləri yazmaq çox böyükdür, amma tapşırıqları tamamlamaq lazımdır.
Tapşırıqlar verildiyi üçün layihə meneceri, komanda üzvlərinin sözlərinə uyğun olmalarını təmin etməlidir. Paylaşılan hesabatlılığın ən yaxşı tərəfi, layihə rəhbərlərinin pis adam olmamasıdır.
Layihə meneceri hesabatlılıq mühitini qurduqdan sonra, layihə rəhbərinin arxasınca getməyən birisini lambaste etməyə ehtiyac yoxdur. Qrup dinamikası vəziyyətə diqqət yetirəcəkdir. Həmyaşıdların təzyiqi müsbət işləyə bilər. Layihə meneceri sadəcə diqqəti hərəkət maddəsinə yönəltməli və məsul şəxsin danışmasına imkan verməlidir.
Zaman zaman layihə menecerinə öhdəliyin niyə yerinə yetirilməməsi ilə bağlı sual verməyə ehtiyac ola bilər, amma adətən məsul şəxs səhvlər, səhv hesablamalar və ya maneələr barədə gələcək və orijinal fəaliyyət maddəsini tamamlamaq üçün yeni bir öhdəlik götürəcəkdir. performansdakı hər hansı bir uğursuzluğu ödəmək üçün ola bilər.
Çətin performansla üzləşin
Layihə qrupu üzvünün zəif işləməsi, layihə rəhbərlərinin sürətli və diplomatik yolla məşğul olmalarıdır. Layihə komandasının digər üzvləri zəif performansa yol verildiyini görsələr, motivasiya azalacaq və performansları da buna görə azalacaq.
Bununla birlikdə, layihə menecerləri, gözləntilərə cavab vermədikdə zəif ifaçıları kəsən buzzsaws ola bilməzlər. Bu, tez bir zamanda işləmək və insanla davranmaq arasında tarazlaşdırıcı bir hərəkətdir.
Zəif performans özü ilə getmir. Layihənin uzanmasına icazə verilmir, amma layihə rəhbərləri, zəif icraçılara diqqətlərini çatdırdıqdan sonra davranışlarını düzəltmək üçün vaxt verməlidirlər.
Lazım olduqda Performans Məsələlərini artırın
Yoxsul performans tək başına işləmirsə, layihə meneceri bu məsələni komanda üzvünün rəhbərinə çatdırmalıdır. Bu uğursuz olarsa, layihə sponsoruna müdaxilə etmək lazım gələ bilər.
Layihə sponsoruna bir problem vermədən əvvəl bir layihə rəhbəri bütün digər variantları tükəndirməlidir. Yüksək performans vəziyyətində, layihə meneceri layihə sponsoru ilə xüsusi olmalıdır və məsələnin həlli üçün tövsiyələr verməlidir.
Layihə meneceri, məsələn, ikinci xətt meneceri tərəfindən komanda üzvünün məsləhət görməsini istəyirsə, layihə rəhbəri belə deməlidir. Layihə meneceri, komanda üzvünün dəyişdirilməsini istəyirsə, layihə meneceri belə bir tələb etməlidir. Layihə meneceri variantları təqdim etməli və hər bir seçimin müsbət və eksikliklərini vurğulamalıdır.
