Bir Layihə Planına daxil edilmək üçün 10 vacib addım

MəZmun

• Layihənin Məqsədləri
• Layihənin əhatə dairəsi
• Mərhələlər və əsas nəticələr
• İş bölgüsü strukturu
• Büdcə
• İnsan Resursları Planı
• Risklərin İdarə Edilməsi Planı
• Rabitə Planı
• Tərəfdaşların İdarəetmə Planı
• Dəyişiklik İdarəetmə Planı

Bir layihə planı, bir layihə meneceri tərəfindən diqqətli planlaşdırmanın nöqtəsidir. Layihənin hər əsas istiqaməti üçün menecerin niyyətinə uyğun olaraq, bir layihənin necə icra olunacağını göstərən əsas sənəddir. Layihə planları şirkətdən şirkətə fərqlənsə də, layihənin icrası mərhələsində qarışıqlıq və məcburi doğaçlama qarşısını almaq üçün effektiv layihə planına daxil edilməli olan on vacib element və ya addım var.

Layihənin Məqsədləri

Layihənin məqsədləri bir layihə nizamnaməsində müəyyən edilmişdir, lakin layihənin məqsədlərini daha da izah etmək və ya nizamnaməni əlavəyə daxil etmək üçün layihə planına daxil edilməlidir. Layihə menecerinin hədəfləri layihə planına necə daxil etməsini seçməməsindən asılı olmayaraq, vacib olanı layihənin nizamnaməsi - layihənin ilk əsas sənədi ilə layihənin ikinci əsas sənədi ilə layihə planı arasında dəqiq bir əlaqənin qorunmasıdır.

Layihənin əhatə dairəsi

Layihənin məqsədləri kimi, əhatə dairəsi nizamnamədə müəyyənləşdirilmiş və layihə rəhbəri tərəfindən layihə planında daha da dəqiqləşdirilməlidir. Layihə meneceri əhatə dairəsini təyin edərək layihənin məqsədinin və ya hazır məhsulun sonunda necə görünəcəyini göstərməyə başlaya bilər. Həcm müəyyən edilmədiyi təqdirdə, layihə boyunca genişlənə bilər və xərclərin həddən artıq çox olmasına və buraxılmış müddətlərə səbəb ola bilər.

Məsələn, bir şirkətin məhsul xətti üçün bir broşura yaratmaq üçün bir marketinq qrupuna rəhbərlik edirsinizsə, bunun neçə səhifədən ibarət olacağını qeyd etməli və hazır məhsulun necə görünə biləcəyi barədə nümunələr göstərməlisiniz.

Bəzi komanda üzvləri üçün broşura iki səhifəni, digərləri on səhifə adekvat hesab edə bilər. Sahəni müəyyənləşdirmək, bütün komandanı başlanğıcda eyni səhifədə əldə edə bilər.

Mərhələlər və əsas nəticələr

Bir layihə üçün əsas nailiyyətlər mərhələlər adlanır və əsas iş məhsulları əsas nəticələr adlanır. Hər ikisi bir layihə üzərində işin böyük komponentlərini təmsil edirlər. Bir layihə planı bu maddələri müəyyənləşdirməli, onları təyin etməli və başa çatma müddətlərini təyin etməlidir.

Bir təşkilat yeni proqram təminatını hazırlamaq üçün bir layihə həyata keçirirsə, əsas nəticələr iş tələblərinin və onların necə həyata keçirilməsinin son siyahısı ola bilər.

Bunlardan sonra, layihə dizaynın tamamlanması, sistemin sınanması, istifadəçi qəbulu testi və proqramın hazırlanma tarixi üçün mərhələlər ola bilər. Bu mərhələlərdə onlarla əlaqəli iş məhsulları var, lakin məhsulların özündən daha çox proseslər haqqında.

Mərhələ və əsas çatdırılma müddəti dəqiq tarixlərin olması lazım deyil, daha dəqiq, daha yaxşıdır. Dəqiq tarixlər layihə rəhbərlərinə iş strukturlarını daha dəqiq şəkildə parçalamağa kömək edir.

Planın bu mərhələsində böyük və ya yüksək səviyyəli tədarükləri götürə və onları kiçik addımlara bölüşdürə biləcəyiniz üçün mərhələlər quracaqsınız, bu da növbəti addımda qeyd edilə bilər.

İş bölgüsü strukturu

Bir iş bölgüsü quruluşu (WBS) bir layihənin mərhələlərini və əsas nəticələrini kiçik hissələrə ayırır ki, hər bir tərəf üçün bir nəfər məsuliyyət götürsün. İş bölgüsü strukturunu inkişaf etdirərkən, layihə meneceri, layihə komandası üzvlərinin güclü və zəif tərəfləri, vəzifələr arasındakı qarşılıqlı əlaqə, mövcud mənbələr və ümumi layihə müddəti kimi bir çox amilləri nəzərə alır.

Layihə menecerləri nəticədə layihənin müvəffəqiyyəti üçün məsuliyyət daşıyırlar, ancaq işi təkbaşına edə bilmirlər. WBS, layihə menecerinin layihədə hesabatlılığı təmin etmək üçün istifadə etdiyi bir vasitədir, çünki o, layihə sponsoruna, layihə komandası üzvlərinə və nəyin üçün cavabdeh olan tərəflərə deyir. Layihə meneceri bir vəzifə ilə maraqlanırsa, bu narahatlıqla bağlı kiminlə görüşəcəyini dəqiq bilirlər.

Büdcə

Bir layihənin büdcəsi, layihəni başa çatdırmaq üçün nə qədər pul ayrıldığını göstərir. Layihə meneceri bu qaynaqları lazımi şəkildə dağıtmaqdan məsuldur. Satıcıları olan bir layihə üçün, layihə meneceri, keyfiyyətə xüsusi diqqət yetirərək, müqavilələrin şərtlərinə uyğun olaraq tamamlanmasını təmin edir. Bəzi layihə büdcələri insan resursları planına bağlanır.

Hər mərhələ və başa çatdırılmaq üçün vaxtın nə qədər tələb olunduğunu və tapşırıqları yerinə yetirmək üçün cəlb olunan əmək xərclərini nəzərdən keçirmək vacibdir. Layihənin dəyəri layihənin nə qədər davam etməsi ilə əlaqələndirilir ki, bu da layihənin əhatə dairəsinə qayıdır. Miqdarı, mərhələləri, vəzifələri və büdcəsi uyğun və real olmalıdır.

İnsan Resursları Planı

İnsan resursları planı, layihənin necə kadr olacağını göstərir. Bəzən işçi heyəti planı olaraq bilinən HR planı, layihə komandasında kim olacağını və hər bir insanın nə qədər vaxt öhdəliyi alacağını müəyyənləşdirir. Bu planı hazırlayarkən, layihə meneceri komanda üzvləri və onların rəhbərləri ilə hər komanda üzvünün layihəyə nə qədər vaxt ayıra biləcəyi barədə danışıqlar aparır. Layihə ilə bağlı məsləhətləşmək üçün əlavə heyətə ehtiyac duyularsa, lakin layihə qrupunun bir hissəsidirsə, bu da ştat planında sənədləşdirilir. Yenə də müvafiq nəzarətçilərlə məsləhətləşirlər.

Risklərin İdarə Edilməsi Planı

Bir layihədə çox şey səhv ola bilər. Hər mümkün fəlakəti və ya kiçik bir hıçqırtmanı gözləmək çətin olsa da, bir çox tələyə səbəb ola biləcəyini təxmin etmək olar. Risklərin idarə edilməsi planında layihə meneceri layihə üçün riskləri, həmin ssenarilərin baş vermə ehtimalını və onları azaltma strategiyalarını müəyyənləşdirir. Bu planı tərtib etmək üçün layihə meneceri layihə sponsorundan, layihə komandasından, maraqlı tərəflərdən və daxili ekspertlərdən məlumat almağa çalışır.

Baş verə biləcəyi və ya onlarla əlaqəli yüksək xərclərə məruz qalma riski üçün azaldılması strategiyaları tətbiq edilir. Təsadüfi olmayan və az xərcləri olan risklər, azaldılması strategiyasına malik olmasa da, planda qeyd olunur.

Rabitə Planı

Bir rabitə planı bir layihənin müxtəlif auditoriyalara necə çatdırılacağını göstərir. İş bölgüsü strukturu kimi, bir rabitə planı hər bir komponentin tamamlanması üçün məsuliyyəti bir layihə komandası üzvünə həvalə edir.

Bu addımda, məsələlərin komanda daxilində necə həll ediləcəyi və necə həll ediləcəyi, komanda və maraqlı tərəflər və ya patronla ünsiyyətin nə qədər tez aparılacağını izah etmək vacibdir. Hər mesajın nəzərdə tutulan auditoriyası var. Rabitə planı layihə rəhbərlərinə doğru məlumatların doğru zamanda lazımi insanlara çatdırılmasını təmin edir.

Tərəfdaşların İdarəetmə Planı

Maraqlı tərəflərin idarəetmə planı layihədə maraqlı tərəflərin necə istifadə olunacağını müəyyənləşdirir. Bəzən maraqlı tərəflərdən yalnız məlumat almaq lazımdır. Bu rabitə planında diqqət edilə bilər. Maraqlı tərəflərdən daha çox ehtiyac olarsa, maraqlı tərəflərin idarəetmə planında bunun necə əldə ediləcəyi göstərilir.

Dəyişiklik İdarəetmə Planı

Dəyişikliklərin idarə edilməsi planı layihəyə dəyişiklik etmək üçün bir çərçivə təqdim edir. Layihə rəhbərləri layihədə dəyişikliklərdən qaçmaq istəsələr də, bəzən qaçılmaz olurlar. Dəyişikliklərin idarə edilməsi planında dəyişiklik edilməsi üçün protokollar və proseslər təqdim olunur. Layihə sponsorları, layihə menecerləri və layihə qrupu üzvlərinin dəyişikliklərin idarəetmə planına əməl etmələri hesabatlılıq və şəffaflıq baxımından vacibdir.