İşçilərin töhmət məktublarını necə yazmaq olar

MəZmun

• Töhmət məktublarının komponentləri
• İmzaların əhəmiyyəti
• İşçilərin cavablandırılması üçün bir fürsət verin
• Nümunə töhmət məktubu
• Nümunə töhmət məktubu # 1 (Mətn versiyası)
• Nümunə töhmət məktubu № 2 (Mətn versiyası)
• İşçinin qəbzi təsdiqlənməsi

Töhmət məktubları, işçinin yaxşılaşdırmalı olduğu bir performans problemi ilə bağlı rəsmi açıqlama vermək üçün nəzarətçinin yazdığı məktublardır. Töhmət məktubları tez-tez işçinin yaxşılaşdıra bilmədiyi təqdirdə işdən azad edilməsinə qədər əlavə intizam tənbehi ilə nəticələnə bilən rəsmi intizam tədbirləri prosesindəki bir addımdır.

Töhmət məktubları işçi və işəgötürən üçün bir işçinin fəaliyyət probleminin sənədləşdirilməsində əhəmiyyətli bir hissəsidir. Yazılı töhmət məktublarında yaxşılaşdırılmalı olan performansı və ifaçı yaxşılaşmadığı təqdirdə fəsadları dəqiq və konkret şəkildə qeyd edin.

Bu rəsmi iş məktubları, bir rəhbərin şifahi məşqi ilə bağlı hər hansı bir cəhddən sonra olur. Bununla birlikdə, işçilərə şifahi xəbərdarlıq və ya rəsmi şifahi xəbərdarlıq deyilən bir şifahi düzəlişdən əvvəl tez-tez gəlirlər. Bütün addımlar performans məsələsinə və ya əlaqəli fəaliyyət problemlərinə yönəldilməlidir.

Töhmət məktublarının komponentləri

Effektiv töhmət məktublarında ortaq bir neçə komponent var. Onlar problemin və ya işçinin yaxşılaşdırmalı olduğu performans məsələsinə dair açıq bir açıqlamaya sahib olmalıdırlar. İşçinin performansını gözləntilərə uyğun olaraq dəyişdirə bilməsi üçün bir neçə nümunəni sadalaya bilər. Nümunələr vermək, işçinin nəzarətçi və şirkətin gözləntiləri ətrafında paylaşılan bir şəkil təqdim edir.

Müvafiq olduqda, işçinin fəaliyyətinin yaxşılaşdırılması lazım olan bir qrafiki daxil edin. Bu arayış, nəzarətçinin işçinin fəaliyyətini yenidən qiymətləndirəcəyi bir tarix və ya son tarix şəklində ola bilər.

İşdən kənar fəaliyyət yalnız işçinin deyil, iş yerinin və təşkilatın uğuruna necə təsir etdiyini izah edin. İşçilərin töhmət məktubunda göstərildiyi kimi işlərinin yaxşılaşmayacağı təqdirdə gözlədikləri fəsadlar barədə dəqiq bir açıqlama verin.

İmzaların əhəmiyyəti

Nəzarətçi və ya işçinin menecerinin imzası töhmətə gəldikdə vacibdir. Məktubda ümumiyyətlə işçinin imzası məktubu aldıqlarını ifadə edən bir ifadə var. Mütləq onun məzmunu ilə razı olduqlarını bildirmir. İşçilərin qəbzin səhv olmadığını etiraf etdiklərini başa düşmələri üçün mətndə xüsusi olmalısınız.

İşçilərin cavablandırılması üçün bir fürsət verin

İşçiyə töhmət məktubunda qaldırılan məsələlərə cavab vermək üçün bir şans verməlisiniz. Etiraz yazılı, tarixli və işçi tərəfindən imzalanmalıdır. İşçi razı ola bilər, razı deyil, razılığını bildirə bilər və s. İşçinin yazdığı təkziblər töhmət məktublarının əslinə əlavə olunur.

Nümunə töhmət məktubu

Bu töhmət məktubuna misaldır. Töhmət məktubu şablonunu yükləyin (Google Sənədlər və Word Online ilə uyğun) və ya daha çox nümunə üçün aşağıya baxın.

Nümunə töhmət məktubu # 1 (Mətn versiyası)

Kimə: Jeffery Jones

Kimdən: George Peterson

Tarix: 1 sentyabr 2018

Re: Töhmət məktubu

Bu, performansınızın gözlənilən töhfə səviyyəsinə cavab vermədiyini bildirmək üçün rəsmi töhmət məktubu. Müştəri dəstəyi üçün texniki mütəxəssis kimi işinizdə, texniki gözləntilər bütün texniki dəstək mütəxəssisləri və onların meneceri tərəfindən hazırlanmışdır. Bu o deməkdir ki, onlar hər bir texniki dəstək mütəxəssisinin performansı üçün qəbul edilmiş standartdır.

Aşağıdakı yollarla çıxış edə bilmirsən.

• Bir həftə ərzində xidmət etdiyiniz müştərilərin sayı, qalan texniki dəstək mütəxəssislərinin görüşdüyü standartdan 30% aşağıdır.
• Cavab verməyi seçdiyiniz problemlərin çətinlik dərəcəsi, qalan işçilərin qazandıqları standartdan 40% aşağıdır.
• Müştərilərin sizinlə telefonda keçirdikləri müddət işçilərin qalan hissəsini 25% üstələyir.

Gördüyünüz kimi, işiniz üçün ən vacib üç ölçmə işində uğur qazanmırsınız. Rəhbəriniz sizinlə dəfələrlə danışdı və əlavə təlim aldınız. Nəticə etibarilə inanırıq ki, ifa etmək istəmirsiniz. Bu, texniki işçilərin qalan hissəsinin iş yükünə mənfi təsir göstərir.

Hər üç fəaliyyət sahəsində dərhal yaxşılaşma və ya işə xitam verilməsi daxil olmaqla əlavə intizam tədbirləri görməliyik. İnkişaf edə biləcəyinizə inanırıq. Dərhal yaxşılaşmanı görmək lazımdır.

Corc Peterson, nəzarətçi

Marian Demark, İnsan Resursları Meneceri

Nümunə töhmət məktubu № 2 (Mətn versiyası)

Kimə: Linda Rodriguez

Kimdən: Mary Wilmont

Tarix: 1 sentyabr 2018

Re: Töhmət məktubu

Bu töhmət məktubunun məqsədi iştirakınızın işinizi başa çatdırmaq qabiliyyətinizə mənfi təsir etdiyini rəsmi şəkildə bildirməkdir. Maaşlı, işdən azad edilmiş işçilərdən müəyyən iş saatları tələb olunmasa da, qırx saatlıq iş həftəsi standartdır və gözlənilir.

Yeni işə başladığınız gündən həftədə ən azı bir gün işə gələ bilmədiniz və həftədə yalnız otuz iki saat işləyirsiniz. Meneceriniz sizə şəxsi və ya ailə tibbi problemləri ilə əlaqədar FMLA fasiləsi barədə məlumat verdi. Öz işinizi səmərəli şəkildə yerinə yetirə biləcəyiniz bir yerə ehtiyacınız olub olmadığını da soruşdu.

Bu məsələləri və iştirakınızı müzakirə etmək üçün İnsan Resursları şöbəsinə getməyi təklif etdi. Bu zəif performansınızı yaxşılaşdırmağınıza kömək etmək üçün təklif etdiyimiz hər üç imkandan imtina etdiniz.

Reallıq budur ki, işinizi qırx saatdan az müddətdə yerinə yetirə bilməzsiniz. İş tapşırıqlarınız üçün son tarixləri itirirsiniz və gecikmə marketinq şöbənizin işçilərinin işinə mənfi təsir göstərir. İcra edə bilməməyiniz səbəbi ilə son tarixlərini itirirlər.

Bundan əlavə, iş yoldaşlarınıza tapşırıldığınızda yarımçıq işiniz artıq bir həftədə qırx saat iş tələb edən iş yerləri olduğundan iş yüklərini həddən artıq yüklədir. Bu ədalətsizdir və iş yerindən başlayan bu mənfi təsirlərə dözməyəcəyik.

Dərhal iştirakınızın yaxşılaşmasını görməliyik və ya məşğulluğunuzu dayandıracağıq. Bu o deməkdir ki, həftədə beş gün işləməlisiniz. Həftədə beş gün işə qatıla bilmirsinizsə, işlədiyiniz məqsədlərə cavab verə bilməzsiniz.

Standart ödənişli iş vaxtı siyasətimiz sizə altı ödənişli xəstə günü və bir il ərzində istifadə etməli olduğunuz iki fərdi məzuniyyət günü verir. Tətil günləri üçün əvvəlcədən müraciət etməlisiniz.

Artıq dörd xəstə gününüzü və bütün fərdi günlərinizi indiki məzuniyyətlərinizlə istifadə etmisiniz. Sizə daha çox vaxt verməyi planlaşdırmırıq. Bu, yalnız iki xəstə gün və əvvəlcədən tələb etməli olduğunuz ödənişli tətil vaxtı ilə sizi tərk edir.

Mövcud ödənişli vaxtınızdan yuxarı bir işiniz yoxdursa, işinizi dayandıracağıq. Ümid edirik ki, işinizi itirmək üçün nə qədər yaxın olduğunuzu başa düşəcəksiniz. Artıq xəbərdarlıq almayacaqsınız.

Hörmətlə,

Meri Wilmont, Menecer

Tomas Kredit, İnsan Resursları Direktoru

İşçinin qəbzi təsdiqlənməsi

İşçi töhmət tədbirlərinin kağız izini yaratmaq vacibdir. Bu proses, işçinin problemlər və tövsiyələr kimi vəziyyətin düzəldilməsi üçün lazımi addımlar atıldığını sübut etməyə imkan verir.

Rəhbərlik üçün qəbzin sadə bir təsdiqlənməsi işçinin töhmət aldığını aydınlaşdırır.